Bestyrelsesmøde referat 3/8-2023

Bestyrelsesmøde i Andelsboligforeningen Højvangsbebyggelsen

Dato: Torsdag den 3. august 2023
Sted: Kell
Deltog: Kell, Mark, Lars, Conny, Lone og Palle
Afbud:
Referent: Palle 

Dagsorden

1. Godkendelse af dagsorden.
   Godkendt
2. Godkendelse af referat.
   Godkendt
3. Arbejdsdag, dato. Skal vi dele rundt igen, for reminder.
   Foreløbig har kun 2 ud over bestyrelsen tilmeldt sig hos Lone og hun overvejer om vi skal dele tilmeldingen ud igen. 
   Palle gør opmærksom på, at folk nok venter til sidste øjeblik med at tilmelde sig (ville han selv), i fald noget skulle dukke op i mellemtiden og det vil være for tidligt at omdele igen, da sidste tilmeldingsfrist først er 31 august. 
   Derfor besluttes at afvente til d. 23 (1 uge før sidste tilmelding) og endnu engang omdele også til ejere og lejere. 
   Samtidig vil vi på hjemmesiden gøre andelshavere i foreningen opmærksom på at det, ud over en chance for at dyrke fællesskabet og kunne mødes, er en måde at holde vores husleje nede, da alternativet er, at vi skal betale os fra at ordne de ting. 
4. Håndværker i foreningen, skal vi skifte grundet langsommelig proces.
   Lone overvejer, om vi skal skifte tilbage til Søren Lauge som Hald benytter. 
   Det besluttes at Lone først undersøger om det er muligt Finn Kristensen (firma der også stod for vinduesudskiftningen) kan handle hurtigere fremadrettet, fordi vi ellers er godt tilfreds med dem. 
5. Overdragelse Connys poster / har vi styr på det.
   Lars fik en bog, han skal notere handlerne i og aflevere til formanden ved årets afslutning og information om arbejdsgang med ejendomsmæglere.  
   Kassen vil Conny overdrage til Mark. I den forbindelse bliver det klart at kassen opbevares i kontanter og Mark vil derfor undersøge muligheden for at oprette en bankkonto i foreningens navn til det i Jyske bank (samme bank som håndtere vores økonomi) 
   Mark Palle får nøglen til infotavlen. Der er kun 2 og Jens Lund har den anden. 
   Palle håndterer ventelisten. 
   Conny takker af og bestyrelsen takker hende for hendes arbejde, samt ønsker hende god karma til at få solgt lejligheden.
6. Lund ferie.
   Lone oplyser, at Jens Lund holder ferie 12. August 14 dage frem.  
   Lone og Kim Franch vil undersøge om de kan køre plæneklipperen, hvis det skulle blive nødvendigt. 
   Det gamle flag er gået i stykker og Lund er på sagen, så vi snart kan se hvilken retning vinden blæser igen. 
7. Eventuelt.
   • Nylige handler har vist at bestyrelsen ikke rettidigt orienteres om salg og at vi er nødt til at stramme op for at følge vedtægterne og give ventelisten værdi. Derfor SKAL bestyrelsen informeres som de første ved ønske om salg også før en ejendomsmægler.  
     Det besluttes at pointere dette og beskrive den korrekte procedure ved salg i en pjece til andelshavere, som også omdeles d. 23. august. 
   • Ideer til arbejdsdag. Påfyldning af flis på parkeringspladserne. 
   • I forlængelse af sidste møde oplyser Mark, at han har kontaktet kommunen mht. alternativ affaldsløsning, men er rendt ind i ferietid og afventer svar.  
     Bestyrelsen finder dog ikke at den nye affalds-ø skæmmer. Forespurgt oplyser Kell, der har altan ud til øen og lægger lokale til aftens møde, at han godt indimellem kan høre folk skramle, men ikke i et omfang han finder generende. 
   • Hjemmesiden 
     • Spam mails. Vores kontaktformularer på hjemmesiden har i mere eller mindre grad oplevet spam til gene for bestyrelsen. Palle oplyser, at han er opmærksom og har undersøgt mulighederne. Det besluttes dog at nuværende niveau er acceptabelt og ikke gøre yderligere tiltag, medmindre omfanget tiltager. 
     • Oprettelse af ekstra administrator bruger til Simply.com. Palle oplyser at nu Kim ikke er i bestyrelsen og er slettet som administrator, er han den eneste der har adgang til hjemmesiden. Derfor bør vi have en ekstra adgang som resten af bestyrelsen kender til, i fald han skulle komme ud for en ulykke eller lignende.  Resten af bestyrelsen er enig og der vil blive kigget på en løsning. 

Næste møde: torsdag den. 19 oktober hos Lars

Illustration Vecteezy